La nouvelle année commence lorsque de nombreux comités étudiants récemment élus se concentrent sur l’organisation d’événements. Si vous n’avez jamais fait quelque chose de tel auparavant, cela peut sembler un peu intimidant et de nombreux débutants ressentent la pression d’organiser un événement réussi. Voici nos meilleurs conseils pour vous assurer que votre événement se déroule bien.
Les bons détails
Il est important de ne rien laisser au hasard, que vous organisiez une réunion de comité pour six personnes dans une salle louée ou que vous aidiez à organiser un bal estival extravagant. Les salles et les lieux doivent être loués, les cautions doivent être payées, les gens doivent être présents pour vous laisser entrer et les verrouiller après votre départ ; certains événements (flash mobs et performances, par exemple) et certaines activités telles que la présentation de tracts et la mise en place d'affiches peuvent nécessiter l'approbation préalable de l'université. Lorsque l’événement est en cours, assurez-vous qu’il n’enfreint pas les règles de santé et de sécurité pertinentes et qu’il n’est pas trop bruyant. N’oubliez pas que de nombreux sites sont équipés de limiteurs de bruit qui s’activent lorsque le volume dépasse un certain niveau. Enfin, vérifiez ce qui se passe d’autre et assurez-vous que votre événement n’entre pas en conflit avec d’autres.
Le bon lieu
Il est important de faire correspondre le lieu à l’événement. Un centre communautaire local avec un éclairage rude, des chaises en plastique et pas de bar n’est probablement pas le bon endroit pour organiser un événement Battle of the Bands. Mais un bar à cocktails chic et sophistiqué n’est pas le bon endroit. Les étudiants aiment socialiser et sont susceptibles d’être bruyants, alors assurez-vous que votre soirée se déroule dans un lieu qui est habitué à accueillir ce genre d’événement. Ainsi, tous ceux qui se présenteront auront de bien meilleures chances de passer un bon moment, y compris la direction.
Le bon marketing
Comme tout le monde est en ligne, il est logique de promouvoir votre événement via Facebook et Twitter, mais vous pouvez également encourager vos amis à le faire savoir à d’autres amis via WhatsApp, ce qui leur coûte absolument rien. Cependant, ne négligez pas les moyens de promotion plus traditionnels. Demandez à quelqu'un de créer un petit dépliant, d'en imprimer quatre sur une seule feuille de A4, puis de le photocopier dans un atelier de photocopie pour le distribuer sur le campus. Assurez-vous de faire une version A4 que vous pouvez placer sur des tableaux d'affichage. Vous avez une station de radio étudiante ? Voyez si vous pouvez obtenir une place d’invité pour promouvoir votre événement.
Le bon budget
La plupart des événements ont un budget et vous devrez vous y tenir. Faites donc d’abord votre travail de base, et vos sommes, et assurez-vous qu’elles sont correctes. Organiser un événement fantastique devant une maison pleine de monde ne sert à rien si vous payez si peu à la porte que vous n’avez pas les moyens de louer la salle et de payer le salaire du personnel. Avoir deux prix de billet : un à l’avance et un plus élevé à la porte. Cela encourage les gens à s’engager dans votre événement pour obtenir une meilleure offre et vous donne une idée plus précise des chiffres probables. Pensez au nombre de fois où vous avez dit « oui, je viens » à un événement pour changer d’avis le soir, car vous n’en avez pas envie. Si quelqu’un a déjà payé, il est plus susceptible de se présenter.
Bonnes connexions
Si vous êtes responsable de l’organisation d’un événement qui amène un employeur sur le campus , assurez-vous d’initier et de maintenir une bonne communication avec lui et avec le reste du comité étudiant. Vous avez peut-être vos propres idées et attentes pour l’événement, mais ils en auront certainement aussi et la clé pour un événement réussi est de s’assurer que les deux parties obtiennent ce qu’elles veulent. Cela implique de donner des commentaires et d’affiner vos objectifs afin que vous puissiez organiser un événement qui place les bonnes personnes devant un employeur potentiel afin que les deux personnes soient satisfaites. Enfin, soyez courageux et audacieux, car des employeurs comme Enterprise sont ouverts à toutes sortes d’événements et recherchent toutes sortes d’employés potentiels. Voici quelques exemples des opportunités actuellement proposées. C’est donc votre chance de faire preuve de créativité !
